Bildung im Wandel: Tocco digitalisiert Dachverband AM Suisse

Digitale Grossbaustelle in heterogener Systemlandschaft

Die Bauherren des digitalen Grossprojekts von AM Suisse wollen es wissen und legten Tocco ein umfangreiches Projekt auf den Planungstisch. Unterschiedliche Systeme wie Microsoft Dynamics, individuelle Softwarelösungen und dezentrale Strukturen prägten bis anhin die IT-Architektur des Verbandes und wollen harmonisiert werden.

Eine Herausforderung, vergleichbar mit der Gründung des Bildungszentrums Aarberg vor über 50 Jahren, als AM Suisse auf die Schliessung der Hufbeschlagschule in Bern mit der Gründung eines verbandsinternen nationalen Bildungszentrums reagierte. Dies war ein zentraler Meilenstein, welcher die nachhaltige Verbands- und Standortentwicklung in Aarberg lancierte. Das besagte Digitalisierungsprojekt bildet in dieser Kette von Meilensteinen einen weiteren zentralen Baustein.

Die Lösung für die digitale Herausforderung? Tocco. Die ERP-Lösung ermöglicht eine Vereinheitlichung der Funktionen vorhandener Systeme. Dabei werden bewährte Funktionen nicht nur übernommen, sondern um neue Funktionen ergänzt. So entsteht eine moderne, skalierbare Plattform, die dem Verband die Freiheit gibt, die Herausforderungen der Zukunft zu meistern und am Bildungsmarkt attraktiv zu sein und die Fachkräfte auszubilden, die zum Wettbewerbsvorteil der Branche beitragen.

Die Lösung: Tocco – ein ERP, das Bildung versteht

Das Projekt wurde in zwei Phasen gegliedert. Phase 1 wurde im Oktober 2025 termingerecht abgeschlossen und lieferte ein zentrales, standardisiertes System mit über 40 Modulen – von Veranstaltungsmanagement über Fakturierung mit komplexer Logik bis Debitorenverwaltung. Phase 2 folgte im Frühling 2026 und brachte die Prüfungsabwicklung mit Notenverwaltung, Honorarabrechnung mit Freigabe und Extranet.

Die Grundpfeiler der Tocco-Lösung für AM Suisse

• Extranet für Lernende und Lehrpersonen: mit Funktionen wie Stundenplan, Präsenzkontrolle und Dokumentenablage.
• Online-Anmeldungen: Veranstaltungen können direkt über die Website gebucht werden – inklusive Zusatzfragen zu Verpflegung und Unterkunft. Alle Daten landen direkt in Tocco und sind somit immer aktuell verfügbar.
• Mitgliedschaftsverwaltung: über 30 Typen, inklusive Berufsbildungsfonds, Rechtsschutzversicherung und Abonnements.
• Fakturierung & Tarife: automatisierte Rechnungsstellung mit QR-Rechnung, Serienfakturierungslogik und SUVA-Lohnsummenberechnung.
• Noten & Prüfungen: 15 Notenstrukturen, automatische Promotionsberechnung und PDF-Zeugnisse.
• Integration: Schnittstellen zu Microsoft 365 Business Central, Swiss Salary und weiteren Plattformen wie Brandschutz und BatiControl.

Das Extranet: Digitale Drehscheibe für Bildung und Kommunikation

Ein zentrales Element der neuen Lösung ist das Extranet, das als passwortgeschütztes Portal für Lernende, Lehrpersonen, Experten und Berufsbildner dient. Die Multisite-WordPress-Umgebung wurde dreisprachig aufgebaut und ist vollständig in Tocco integriert. Die Benutzeroberfläche ist leicht zugänglich und bietet eine Vielzahl an Funktionen, die den Alltag der Bildungsakteure deutlich erleichtern.

Auch Stundenpläne und Einsatztermine sind für Lehrpersonen und Lernende jederzeit abrufbar und können über einen iCal-Link abonniert werden. Die Präsenzkontrolle erfolgt ebenfalls digital: Lehrpersonen dokumentieren Abwesenheiten direkt im System.

Weiter bietet das Extranet eine strukturierte Dokumentenablage. Persönliche Unterlagen, Klassendokumente und veranstaltungsbezogene Materialien sind rollenbasiert zugänglich und pro Person ist die gesamte Korrespondenz wie Aufgebote, Bestätigungen und Einladungen ersichtlich.

Online-Anmeldung: automatisiert, integriert, benutzerfreundlich

Ein besonders grosser Mehrwert des Projekts liegt in der Online-Anmeldung für Kurse und Veranstaltungen. Was früher manuell und fragmentiert gehandhabt wurde, ist heute vollständig digitalisiert, in Tocco integriert und bietet für die Teilnehmenden wie für die Administration erhebliche Vorteile.

Teilnehmer können sich direkt über die Website oder das Extranet für Veranstaltungen anmelden – ganz ohne Medienbruch. Dabei werden dynamische Anmeldefragen wie Verpflegungswunsch, Übernachtungsbedarf oder Lehrmittelbezug direkt abgefragt und automatisch ins System übertragen. Die Anmeldung wird sofort verarbeitet und erhält je nach Status die Kennzeichnung «Angemeldet», «Gebucht» oder «Warteliste». Eine intelligente Dublettenprüfung sorgt dafür, dass bestehende Personen erkannt und doppelte Einträge vermieden werden.

Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten die Teilnehmenden automatisierte Bestätigungs-E-Mails mit allen relevanten Informationen. Mit rund 15.000 Anmeldungen pro Jahr ist diese Funktion ein echter Effizienzgewinn – sowohl für die Mitarbeitenden in der Administration als auch für die Nutzerinnen und Nutzer.

Skalierbar und zukunftssicher – wie das Handwerk

Die eingeführte Lösung kann dank des modularen Konzepts von Tocco einfach wachsen und neue Dienstleistungen und zusätzliche Widgets lassen sich gut ergänzen. Basierend auf Microsoft Entra haben die Kunden für verschiedene Dienstleistungen dasselbe, separate SSO-Login. Mitte des Jahres wurde mit dem separaten SSO-Login und dem Modul «Lizenzen» die Normenplattform angebunden. Die Umsetzung der Verwaltung von Verpflegung, Betten- und Zimmerverwaltung inklusive Anbindung des Zutrittssystems Kaba ist in Umsetzung und wird Ende 3. Quartals in Betrieb gehen. 

Fazit: Digitalisierung mit Substanz

Das ERP-Projekt von Tocco für AM Suisse zeigt eindrucksvoll, wie digitale Transformation in der Verbands- und Bildungswelt gelingen kann. Mit Tocco verfügt AM Suisse über eine Lösung, die nicht nur Prozesse automatisiert, sondern auch den Bildungsauftrag stärkt und Bildungsstätten fit am Markt macht – effizient, skalierbar und zukunftsfähig.

Wir bedanken uns beim Team AM Suisse für das Vertrauen und die erfolgreiche Zusammenarbeit.