FWSI digitalisiert berufliche Aus- und Weiterbildung mit Tocco

Vom Excel auf die grüne Wiese

Man lernt nie aus. Zum Beispiel lernt man, dass man mit Excel schon viel, aber schlussendlich nicht alles machen kann. Aber wer weiss schon bei der Gründung, dass man eines Tages so ein aufstrebendes Bildungsinstitut wird und Ansprüche an die Digitalisierung hat, die über das Excel hinauswachsen. Auch wenn man munkelt «the world runs on Excel» und einige Zeitgenossen tatsächlich ein Leben lang in der Microsoft-Matrix bleiben, setzen aufgeklärte Anwender doch lieber früher als später auf eine integrierte, zukunftsfähige Lösung wie Tocco.

Guercino (1591–1666, addendum Tocco 2025)

An genau diesem Punkt war FSWI, als sie bei Tocco Hallo gesagt haben. Ob die Verantwortlichen die Evaluation für eine integrierte Lösung in Excel dokumentierten, ist nicht überliefert. Klar ist: FSWI hat sich für Tocco entschieden.

Digitalisierung im Standard

Schon per Standard schaffen Toccos Lösungen Übersicht und Sicherheit. Von Personen- und Adressmanagement, CRM, Veranstaltungsverwaltung, Ressourcenplanung bis zur Schnittstelle zum Buchhaltungssystem: Alle für die Schulverwaltung von FSWI relevanten Funktionen sind in Tocco integriert und aufeinander abgestimmt.

Ja, der Wechsel von Excel zu Tocco bedeutet auch Prozessänderungen. Diese müssen sich erst einspielen. Aber dank der sehr guten Zusammenarbeit zwischen FSWI und Tocco und der hohen Lernbereitschaft des Kunden war die neue Lösung schnell verstanden und in den Alltag integriert – motiviert durch die Aussicht auf die Vorteile einer professionellen Lösung.

Die Einführung von Tocco brachte zahlreiche Vorteile für FSWI:

• Standard-Anbindung: Tocco bietet eine standardmässige Anbindung an das Buchhaltungssystem für Finanzen und Löhne, was die Integration in die bestehende Systemlandschaft erleichtert.
• Effizienzsteigerung: Die Automatisierung und Optimierung von Prozessen führten zu einer signifikanten Effizienzsteigerung.
• Aktions- und Automatisierungsmöglichkeiten: Tocco bietet umfangreiche Möglichkeiten für die Automatisierung von Prozessen und die Definition von Aktionen.

Ein Geschäftsbereich, viele Funktionen

FSWI wird in Tocco als ein einziger Geschäftsbereich geführt – eine bewusste Entscheidung, die die Komplexität reduziert und gleichzeitig eine klare Datenstruktur ermöglicht. Die Lösung umfasst alle zentralen Module: Personen- und Adressverwaltung, Veranstaltungsmanagement, Ressourcenplanung, Fakturierung, Honorarwesen und Schnittstellen zu externen Lösungen für Lohn und Finanzbuchhaltung. Die Datenhaltung erfolgt vollständig in der Schweiz, mit verschlüsselter Übertragung, rollenbasierter Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Veranstaltungsverwaltung: Struktur trifft Flexibilität

Im Modul «Veranstaltung» werden sämtliche Bildungsangebote abgebildet – von Lehrgängen über Module bis hin zu Prüfungen. Die Strukturierung erfolgt über Typen, Themenbereiche, Lehrmethoden, Qualifikationen und Zielgruppen. So lassen sich Angebote gezielt suchen, auswerten und weiterentwickeln.

Die Teilnehmeranmeldungen werden mit Status wie «Angemeldet», «Gebucht» oder «Warteliste» geführt. Auch Sonderfälle wie «Nicht erschienen» oder «Zurückgestellt» sind abbildbar. Die Preislogik erlaubt sowohl Einzel- als auch Gruppenverrechnungen, inklusive Einschreibegebühren, Lehrgangskosten und Lehrmittel. Rechnungen können per E-Mail oder Post versendet werden – mit QR-Code und automatischer Übergabe an das Buchhaltungssystem

Ressourcenplanung: Räume, Zeiten, Lehrpersonen

Die Planung von Terminen erfolgt über Regelstundenpläne und einen visuellen Kalender. Lehrpersonen können unabhängig von der Terminsituation auf eine Veranstaltung gebucht werden, Konflikte werden automatisch erkannt. Räume werden über die Funktion «Raumvorschlag» disponiert, freie Räume werden angezeigt, doppelte Buchungen vermieden. Auch Raummieten sind möglich – inklusive Fakturierung.

Honorarwesen: Automatisiert und integriert

Für Lehrpersonen und Experten werden Honorarpositionen automatisch auf Basis der Einsätze generiert. Spesen können manuell ergänzt werden. Die Honorarpositionen durchlaufen ein Controlling-Prozess und werden nach Freigabe an eine externe Lösung übergeben.

Kommunikation und Dokumente: Alles an einem Ort

Mit dem Modul «Korrespondenz» können personalisierte Briefe und E-Mails direkt im System erstellt, versendet und archiviert werden. Serienbriefe, Anmeldebestätigungen, Durchführungsinformationen – alles wird zentral verwaltet. Dokumente werden direkt bei Personen oder Veranstaltungen abgelegt, mit klaren Rollen für den Zugriff.

Gemeinsam in die Digitalisierung

Die Einführung von Tocco bei FSWI war ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft des Bildungsinstituts. Durch die Optimierung von Prozessen und die Automatisierung von Workflows konnte FSWI seine Effizienz steigern und die Zusammenarbeit verbessern. Wir freuen uns, dass FSWI sich für die Zusammenarbeit mit uns entschieden hat und wir das aufstrebende Bildungsinstitut auf dem Weg in die Digitalisierung begleiten dürfen. Für die Zukunft sind spannende Erweiterungen denkbar: Microsoft 365 Outlook-Anbindung, Newsletter-Synchronisation, oder Notenerfassung und Evaluationen. Interessant werden könnte auch das Extranet, das per WordPress-Integration direkt in Tocco integriert werden kann.