WBG Schweiz findet in Tocco ein neues Zuhause für die Administration

Bewährungsprobe für das modulare Konzept

Wie ist eine Verbandslösung zu gestalten, die dem breiten Spektrum der Schweizer Verbandslandschaft und dennoch den hohen und spezialisierten Anforderungen von WBG Schweiz genügt? Mit dem modularen Konzept allein ist es nicht getan.

Funktionalitäten Puzzlestücken gleich zusammensetzen zu können, wird von einem ERP-Konzept erwartet und ist bei Tocco seit 20 Jahren Standard. Die Bewährungsprobe für das modulare Konzept folgt, sobald neue Module sowie Spezialitäten hinzugefügt werden und per Schnittstelle an andere Systeme funktionieren sollen.

Vielseitige Verbandslösung von Adresse bis Faktura

Ein Dachverband, acht Regionalverbände, ein Fonds und zwei Stiftungen finden ihr neues administratives Zuhause in der Lösung von Tocco. Die Personen- und Adress-Stämme sind übergreifend, die Hauptdatenstämme wie zum Beispiel Veranstaltung, Artikel und Aufträge sind jedoch nach Mandanten getrennt. Im Unterschied zum Tocco-Standard sind auch die Mitgliedschaften übergreifend organisiert.

Alle Mandanten profitieren von den etablierten Funktionen, die Tocco bei Verbänden so beliebt macht. Allen voran der zentrale Adress-Stamm, von dem aus Kampagnen, Kontakte, Kurse und Kommunikation verwaltet werden.

Bei WBG Schweiz werden diese bewährten Funktionen ergänzt. So werden diverse Logiken für die Preisfindung und Fakturierung Teil der Lösung sowie komplexe Abo- und Mitgliederadministrationen und ein integriertes Spendenmanagement.

Die Preisfindung der Mitgliederbeiträge, so der Wunsch des Kunden, soll vom System zusammengestellt werden. Die Regionalverbände ziehen die gesamten Mitgliederbeiträge ein und die Dachverband-Beiträge werden mittels jährlicher Rechnungsstellung an die Regionalverbände zurückgefordert. Die Preisfindungslogik ermittelt anhand einer Beitragsmatrix die jeweiligen Jahresbeiträge für Regional- und Dachverband. Berechnungsgrundlagen können von WBG Schweiz im Fall von Tarifänderungen selbständig angepasst werden.

Automatisch berücksichtigt werden auch die unterschiedlichen Mitgliederbeiträge je nach Anzahl abonnierter Magazine der intern publizierten Zeitschrift «WOHNEN», die, so sehen wir später, auch per Tocco administriert wird.

Im Modul «Spende und Kampagne» werden die Kampagnen definiert und die Spendenaufrufe angelegt und versandt. Die eingehenden Spenden können verbucht, verdankt und ausgewertet werden. Die Spendenbuchhaltung wird als separates Nebenbuch geführt, die Zahlungen fliessen dann über die FiBu-Schnittstelle analog den Debitor-Bewegungen in das Hauptbuch. Das Modul kennt das Zusatzmodul ESR+ für die Verarbeitung von freien Spendenbeiträgen ohne Betragsangabe.

Praktisch – Mandanten, Fonds oder Stiftungen innerhalb des Dachverbandes können auch zu einem späteren Zeitpunkt ins System aufgenommen werden und profitieren vom ersten Moment vom zentralen Datenstamm, akkumulierten Daten und Funktionen des Systems.

Schnittstellen und Portale für die Integration externer Anwender und Systeme

In einem lebendigen Umfeld wie bei WBG Schweiz freut man sich über eine Software, die flexibel auf die Veränderungen der Zeit reagieren kann. Wie gute Nachbarn unkompliziert Hilfe leisten und mit offenen Türen und einem offenen Ohr viel Positives bewirken können, wirkt auch Tocco mit seinen Schnittstellen und Portalen integrierend und schafft so mehr Möglichkeiten.

Im Extranet finden Mitglieder, Vorstände, Kursteilnehmende und Referenten personalisierte Funktionen für die jährliche Selbstdeklaration und den Dokument-Austausch.

Die Selbstdeklaration kann mittels Aktion jährlich auf die Mitgliedschaft aufgeschaltet und für die Bearbeitung im Extranet freigegeben werden. Nachdem die Selbstdeklaration durch das Mitglied abgeschlossen wurde, kann der zutreffende Mitgliederbeitrag jährlich und pro Regionalverband automatisch mittels Tarifmatrix ermittelt werden.

Der Dokument-Austausch wird im Modul «Dossier» integriert.

Wichtig in der Welt von WBG Schweiz sind Kurse und Veranstaltungen. Die Publikation und Ausschreibung kann mit Tocco direkt aus dem System erfolgen und auf diversen, von WBG Schweiz geführten Websites selektiv publiziert werden.

Spezialitäten – Verlagsverwaltung, Darlehen und Beratungsgeschäft

Das Periodikum von WBG Schweiz heisst «WOHNEN» und berichtet umfassend über den genossenschaftlichen Wohnungsbau in der Schweiz. Pro Jahr erscheinen neun thematische Hefte, dazu dreimal jährlich die Mieterbeilage WOHNENextra. Alle Bedürfnisse im Bereich Redaktion und Verlag werden im Tocco abgebildet – über Standardmodule und kundenspezifische Datenobjekte. So finden viele, für die Produktion relevante Funktionen Einzug in die Lösung:

• Inserate-Verwaltung
• Dispositionslösung
• Beleg-Handling
• Provisionsabrechnung
• Redaktionsplanung
• Abo-Verwaltung

Elegant geschlossen wird der Produktionsprozess durch die Export-Vorlage, die die Abonnenten-Adressen mitsamt der Anzahl Hefte in eine Versand-Datei exportiert.

Für die Finanzierung von Neubauten, Renovationen und den Kauf von Liegenschaften steht der Antrag auf Darlehen bei WBG Schweiz offen. WBG Schweiz verwaltet dabei verschiedene Fonds treuhänderisch und prüft Darlehensanträge, Projektvorhaben und die Objekte und Wohnungen sowie die Sicherheiten. Die bewilligten Darlehen müssen ähnlich einer Hypothek amortisiert und verzinst werden. Mit Tocco kann WBG Schweiz Darlehen und die dazugehörigen Informationen wie Sicherheiten, Liegenschafts-Objekte, Wohnungen und Bewegungen verwalten.

Im Zusammenleben, dem Verbandsalltag und dem Dialog zwischen natürlichen und juristischen Personen können Fragen auftauchen, die den Beizug einer Rechtsberatung fordern. Für solche Fälle stellt WBG Schweiz einen Beratungsdienst mit internen Juristen. Die gesamte Interaktion des Beratungsdienstes wird dank cleverer Nutzung der Tocco Module im System abgebildet. Die Fallführung selbst wird weiterhin in Word und Excel abgebildet, Notizen werden separat und vertraulich geführt. Selbstverständlich sind die Beratungen nach Mandanten getrennt und jede Organisation sieht nur ihre eigenen Beratungen. Für weitere Integrität sorgen die Rollen mit ihren zuteilbaren Lese-Berechtigungen.