suxxess plant und prüft mit Tocco

Donnerstag, 20. August 2020 Neukunde

Swiss Marketing ist als Verband mitverantwortlich für die Durchführung von Berufs- und höheren Fachprüfungen. Für die Abwicklung der Prüfungen wurde die eigenständige Organisation suxxess.org gegründet. Sie koordiniert und organisiert als zentrale Organisation für die dahinterstehenden Verbände und Prüfungsträger. Seit Sommer 2020 administriert suxxess die Berufs- und höheren Fachprüfungen mit Tocco.

Alle Prüfungsprozesse in einer Lösung mit bewährtem Konzept und viel Erfahrung in der Beratung – die Leistungen von Tocco überzeugten Swiss Marketing von Anfang an. Nach der detaillierten Bedürfnisabklärung wurde ein Software-Paket geschnürt, das von der Ausschreibung, Anmeldung und Zulassung über die Prüfungsabwicklung bis hin zur Zeugnisvergabe alle relevanten Prozesse abbildet.

Integrierte Prüfungsadministration

Basierend auf den zentralen Modulen Adresse und CRM, Veranstaltung, Termine, Ressourcen und Finanzen können die Prüfungsanlässe pro Trägerverein getrennt geplant und organisiert werden. Dabei geht es um einige der umfangreichsten Berufs- und Höheren Fachprüfungen in der Schweiz. Das Portal umfasst Funktionen für folgende Prüfungen:

  • Berufsprüfung für Marketingfachleute
  • Berufsprüfung für Verkaufsfachleute
  • Höhere Fachprüfung für Marketingleiter
  • Höhere Fachprüfung für Verkaufsleiter und Key Account Manager

Die Prozesslösung umfasst die zentralen Abläufe rund um die Kandidaten wie Abklärungen, Anmeldung, Zahlung, Zulassung und Aufgebot, Zuteilung der Experten, Notenmitteilung sowie Einsichtnahme. Auch auf der Expertenseite wurden viele arbeitsintensive Prozesse digitalisiert und werden vom System unterstützt: Rekrutierung, Planung und Schulung, die gesamte Noteneingabe sowie die Honorar- und Spesenabrechnung. Schriftliche und mündliche Prüfungen durchlaufen dabei teilweise unterschiedliche Abläufe.

Lösung mit Prüfungsportal

Integrierter Teil der Lösung ist ein öffentliches Prüfungsportal sowie ein geschütztes Portal für Experten. Alle Umgebungen stehen in den Sprachen Deutsch, Französisch und Italienisch zur Verfügung. Bestandteil der Umsetzung ist weiter die integrierte Website, die öffentlich zugängliche Informationen rund um die Prüfungsorganisation bietet. Auf dem Prüfungsportal sind auch die Online-Ausschreibungen und die -Anmeldemöglichkeit zu den Prüfungsanlässen implementiert.

Prozesse für 800 Experten

Die insgesamt rund 800 Experten über alle Prüfungsträger werden mitsamt Ihren Qualifikationen und Befähigungen im System hinterlegt. Dadurch können die Einsatzmöglichkeiten in den Prüfungsteilen einfach erkannt und geplant werden. Das System baut in diesem Sinne einen umfassenden Expertenpool mit den wichtigen Selektionskriterien auf.

Umfassender Planungsprozess

Im Vorfeld einer Prüfung werden die Experten für die Grobplanung zu Ihrer Verfügbarkeit angefragt. Die Verfügbarkeiten werden pro Person geführt und fliessen in die weitere Planung der Einsätze. Anschliessend werden die Prüfungsteile so ausgeschrieben, dass jeder Experte nur die Prüfungsteile sieht, die seinen zugeordneten Befähigungen entsprechen. Die Experten können sich online auf die gewünschten Prüfungsteile anmelden.

Administration Experten-Bewerbung und Unterkunft integriert

Auf Fach- und Leiterstufe bewerben sich jährlich mehrere Dutzende neue Experten. Dieser Rekrutierungsprozess wird ebenfalls im System begleitet und teilweise abgebildet, indem die Bewerbung online erfolgt und die Dokumente digital eingereicht und abgelegt werden. Auch die Bedürfnisse der bis zu 400 im Einsatz stehenden Experten hinsichtlich Verpflegung und Übernachtung werden im System hinterlegt und geplant. Hierbei wird auf das integrierte Umfrage-Modul abgestützt.

Noten und Zeugnisse

Mit dem Modul Noten werden die Reglemente und Promotionsbedingungen abgebildet. Die Noten werden in Tocco online erfasst und das System errechnet darauf basierend die Promotionsentscheide. Die individuellen Notenzeugnisse können anschliessend als Report ausgegeben werden.

Dank guter und enger Zusammenarbeit konnte die Gesamtlösung im gesteckten Zeit- und Kostenrahmen umgesetzt werden und ging im Sommer 2020 live. Die Lösung ist für Kandidaten und Interessierte unter der Adresse www.suxxess.org zugänglich.

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